یکی از مهم ترین بخش های هر سازمان که مدیریت مکاتبات و اسناد را بر عهده دارد، واحد دبیرخانه است که، امروزه با پیشرفت تکنولوژی و با ظهور نرم افزار های دبیرخانه، تمام وظایف این واحد به صورت خودکار صورت می پذیرد. اما ابتدا باید بدانیم دبیرخانه چیست و چه وظایفی را برعهده دارد. در واقع دبیرخانه وظایف ثبت، پیگری، توزیع نامه ها، اسناد و… را نیز در یک سازمان به عهده دارد و به عنوان یک پشتیبان اجرایی مدیران و پرسنل سازمان نیز عمل می کند. از همین رو نرم افزار دبیرخانه برای سهولت و تسریع فرایند های این واحد نیز طراحی شده است که، سبب افزایش کارایی و دقت در مدیریت مکاتبات می شود و نظم و هماهنگی بیشتری را در سازمان به ارمغان می آورد.

همچنین لازم به ذکر است که این نرم افزار نه تنها بدون دخالت انسان داده ها و اطلاعات را مدیریت و در نهایت با امنیت بالایی ذخیره و نگهداری می کند، بلکه خطر خطای انسانی را هم نیز به حداقل می رساند.

کاربرد نرم افزار دبیرخانه

یکی از اساسی ترین بخش های نرم افزار اتوماسیون اداری، بخش عملیاتی نرم افزار دبیرخانه است که در فرایند های ثبت نامه ها، ارجاع، کارتابل پرسنل، بایگانی و غیره نیز کابرد دارد. همچنین لازم به ذکر است که، هر کدام از این بخش ها عمیات های اسکن مدارک، نامه ها و مستندات، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع، پیگیری چرخه نامه ها، تهیه پیش نویس، امضا، چاپ و…را در یک سازمان در بر می گیرد.

امکانات نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیر خانه در راستای برطرف کردن نیازهای سازمان و کسب و کار ها نیز امکانات متعددی را ارائه کرده است که در طول زمان و تغییر نیاز های سازمان و کاربران در حال بروز رسانی می باشد. برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه به شرح زیر است:

• اضافه، حذف و ویرایش فیلدهای ورودی اطلاعات
• شماره گذاری و ثبت نامه ها
• دریافت و انتقال لیست شماره تلفن به نرم افزار دبیرخانه
• قبلیت جستجو و گزارش گیری
• قابلیت دسته بندی تقویم و شماره تلفن ها
• قابلیت ثبت نامه های صادره و وارده
• قابلیت فرم سازی
• امکان دسته بندی اطلاعات
• قابلیت ثبت انواع نامه های اداری
• تعریف نامحدود کاربر و تعیین سطح دسترسی آن ها
• برقراری ارتباط با ایمیل و فکس
• قابلیت پشتیبان گیری از داده ها
• فعال یا غیر فعال سازی دفاتر اندیکاتور دبیرخانه
• و…

مزایا نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه، همانند سایر برنامه هایی که امروزه در بازار عرضه شده است دارای مزایا و ویژگی های فراوانی است که در ادامه به معرفی آن ها خواهیم پرداخت.

برخی از مزایای نرم افزار دبیر خانه عبارت اند از:

• عدم نیاز به دفاتر حجم اندیکاتور
• سهولت مراحل ثبت و ارسال نامه ها و مکاتبات
• دسترسی آسان و سریع به محتوای نامه های ثبت شده
• عدم نیاز به تخصیص فضای اضافه و تجهیزات خاص
• صرفه جویی در زمان و هزینه
• امکان دسترسی در هر زمان و مکان
• شفافیت سوابق و امکان پیگیری نامه های مهلت دار
• ارسال سریع آسان فکس با استفاده از محیط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندی
• در دسترس بودن اطلاعات و گزارش های مکاتبات سازمانی در محیط اتوماسیون اداری تحت وب
• امکان اعمال سطوح دسترسی به کاربران و طبقه بندی اسناد بر اساس محرمانگی
• وجود محیط یکپارچه برای ذخیره سازی نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
• عدم وجود خطر برای اسناد و پرونده ها به علت حوادث آتش سوزی و امکان تهیه نسخه پشتیبان از مکاتببات ثبت شده
• امکان گزارش گیری از عملکرد پرسنل
• و…

معایب نرم افزار دبیرخانه

همانطور که پیش تر آموختیم نرم افزار دبیرخانه علاوه بر مزایای متعدد، معایبی را هم نیز با خود به همراه دارد که برخی از آن ها عبارت اند از:

• هزینه راه اندازی بالا
• پیچیدگی آموزش و استفاده از آن در سازمان
• عدم امنیت کافی
• ایجاد خلل در برخی از امور با نقص فنی در نرم افزار
• و…

شرح وظایف در نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه به عنوان مهم ترین ابزار در سازمان، در راستای سازمان دهی و مدیریت اطلاعات نیز نقش بسیار مهمی را ایفا می کند. این نرم افزار با هدف بهبود عملکرد و افزایش دقت، وظایف متعددی را در انجام امور دبیر خانه بر عهده دارد که در ادامه به بررسی برخی ازشرح وظایف نرم افزار دبیرخانه نیز پرداخته ایم که، عبارت اند از:

• بررسی و تایید نامه‌ها از لحاظ امضا و تطابق تعداد پیوست‌ها
• تحویل نامه به مسئول یا بخش مربوطه
• برای تعیین شماره و تاریخ، نامه به مسئول ثبت ارائه شود.
• تحویل نامه به مدیر یا بخش مربوطه جهت بررسی
• ثبت نامه در دفتر ارسال و تحویل توسط واحد اقدام‌کننده مربوطه
• و…

عناوین شغلی تعریف شده در نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه به عنوان قلب تپنده هر سازمان علاوه بر مزایا، کاربرد و ویژگی های فراوانی که دارد، عناوین شغلی متعددی در دبیرخانه سازمان هم شامل می شود. از جمله برخی از این عناوین شغلی تعریف شده در نرم افزار دبیرخانه به شرح زیر است:

• ریئس دبیرخانه
• معاون یا دستیار رئیس دبیرخانه
• مسئول ثبت نامه ها یا صدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها